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Datensinn – Datenunsinn – Datenwahnsinn: Wege aus dem Datendschungel mit dem Informationsgärtner

Teil 8 der Serie „Weniger kann mehr sein“ – Prozessunterstützung mit dem SharePoint Standard
von Jürgen Pakosch, Senior Consultant bei der Alegri International Service GmbH.

Deutschland, Montagmorgen, 11:34 Uhr, Anruf an den UHD: „Ich kann keine Dateien mehr speichern“. Frage vom UHD: „Wohin wollen Sie die Datei speichern?“. „Auf unsere SharePoint-Anwendung“ ……

So beginnt meistens folgendes Szenario: Der UHD kann das Problem nicht lösen und gibt es entsprechend an den second / third-Level weiter. Und so kommt es dann irgendwie bei mir an. Zuerst denkt jeder an einen Defekt in der Anwendung oder ähnliches. Doch die Erfahrung lehrt, erst einmal in die Konfiguration sehen. Wie es üblich ist, gibt es für SharePoint Website Collections eine Begrenzung für die Datenmenge (Quota). Und so auch wieder einmal hier. Gut, man kann die Quota hochsetzen und dann munter weiter speichern.

Aber macht das denn wirklich Sinn? Spielen wir den Lebenszyklus von Dokumenten einmal durch. Dateien jeglicher Art werden hochgeladen, vielleicht auch noch mit mehreren Versionen – sogar wenn (und das passiert leider öfter, als man denkt) die Anzahl der Versionen auf den maximalen Wert von 99 gesetzt wurde. Sehr oft werden auch ähnliche Dokumente hochgeladen. An das Löschen denkt keiner.

Das liegt an uns Menschen, die zum großen Teil Jäger und Sammler sind. Dagegen wird es doch eine technische Möglichkeit geben, werden Sie denken. Irgendein Tool wird es schon geben. Ja, es gibt das ultimative Tool, den „Informationsgärtner“. Personen, die damit betraut werden, in regelmäßigen Abständen „Unkraut zu jätet und zu vernichten“, Umpflanzungen vorzunehmen, bei Bedarf und (!) bei der Neuanlage helfend zur Seite steht. Die Person die den „Dokumentengarten“ übersichtlich erhält.

Es gibt noch einen weiteren Effekt, wenn zu viele Daten (Informationen) hinterlegt sind. Die Suche! Sie findet alles. Wir kennen das aus dem Internet. Zu viele Einträge lassen uns schnell verzweifeln, weil wir nicht das finden, was wir wirklich brauchen. Informationssuche als Zeitfresser. Einer der Hauptauslöser ist die Informationsüberflutung in Form von „ich finde zu viel für ein dasselbe“. Irgendwann wird der Anwender verzweifeln und den Ausspruch formen: „Bei uns findet man nichts“. In Wirklichkeit meint er: „man findet zu viel“. Der Gärtner hat also seine Anwendungsberechtigung. Ein wenig dramatischer wird es, wenn Anwender nur strukturell suchen. Wenn keine Ordnung vorliegt, werden schnell die falschen Such-Wege eingeschlagen und es gibt den gleichen Effekt wie bei der Stichwort-Suche.

Mein Beratertipp: Zwei Tipps, um übermäßige Datenmengen zu vermeiden.
Tipp 1: Anzahl der Versionen so niedrig wie möglich halten. Im Regelfall sind maximal 5 Hauptversionen ausreichend. Auf Nebenversionen ist in den meisten Anwendungen verzichtbar.
Tipp 2: Keine Unterordner zulassen, auch wenn es am Anfang ungewohnt ist. Unterordner oder auch Dokumentenmappen verleiten dazu, Inhalte mehrfach an verschiedenen Orten zu speichern.

Wenn Sie sich entschlossen haben, einen (Informations-) Gärtner (oder wie immer Sie ihn nennen wollen) zu engagieren und zu etablieren, dann geben Sie ihm Werkzeug an die Hand. Ein Garten lässt sich schlecht ohne Werkzeug bearbeiten.

Springen wir zu unserem Anfangs-Szenario. Damals wurde kurzzeitig eine Quota-Erhöhung vorgenommen, damit die Anwender erst einmal ihre Daten sichern konnten. Nun aber musste eine Dauerlösung gefunden werden. Und wie es nun einmal ist, stand (leider) nur ein sehr kleines Budget zur Verfügung. Der Kunde wollte (verständlicherweise) nicht noch einmal viel Geld für Workflows oder andere programmatische Lösungen ausgeben. So ergab ein klärendes Gespräch mit der Führung, die für diese größere Anwendung verantwortliche zeichnet, dass hier eine verschmolzene Kombination aus SharePoint-Möglichkeiten und organisatorischen Maßnahmen die effektivste (und billigste) Lösung sein wird.

Es wurden im Fachbereich zwei Gärtner gesucht und gefunden. Mit diesen beiden Gärtnern wurde deren Rolle besprochen und in einem Workshop bestimmt, welche einfachen Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden. Dabei wurde eine sofortige (adhoc)-Grundausstattung geschaffen und für die Zukunft eine Werkzeugerweiterung implementiert. Diese Erweiterung musste vorher noch organisatorisch eingebunden bzw. freigegeben werden.

Über die organisatorischen Maßnahmen wie Rolle, Kompetenzen usw. lasse ich mich hier nicht weiter aus. Zuerst die adhoc-Grundausstattung, die teilweise gleich im Livebetrieb konfigurativ umgesetzt worden sind. Es gab den glücklichen Umstand, dass im SharePoint bereits die Bewertungsmöglichkeit eingeschaltet war und davon redlich Gebrauch gemacht wurde. Das Instrument verrät bei entsprechender Sortierung eine Tendenz über Wichtigkeit und Akzeptanz eines Dokumentes, was wiederum Rückschlüsse auf die Aufbewahrung zulässt. Diese Bewertung wurde im ersten Schritt sortiert, um die sogenannten „Leichen“, also die Dokumente mit keiner oder schlechter Bewertung zu sehen.

Hinweis in eigener Sache:

„Change of Mind“ wird das Thema meiner nächsten Blogserie, geplant für Sommer 2018.

Spannend wird es, wenn für den Gärtner eine kombinierte Ansicht gebaut wird, die u.a. die automatisierten Spalten ausgewertet, sortiert und/oder gruppiert darstellt. Mit den Feldern „erstellt am (Datum)“, „geändert am (Datum)“, Versionsnummer und Bewertung ist der erste Werkzeugkasten fertig. Mit der Ausweisung der Dateigröße und einer Summenbildung darüber lassen sich die Dimensionen der benutzten Kapazität erahnen.

Anmerkung des SharePoint-Beraters: Ansichten und deren Gestaltung, ein mächtiges und sehr sinnvolles Werkzeug im SharePoint (darüber habe ich ja bereits mehrfach geschrieben).

Als nächstes, und auch gleich konfigurativ integriert, wurde die Laufzeitmessung von „Erstellt bis Heute“ und „letzte Änderung bis Heute (in Tagen)“ angezeigt und sortiert dargestellt. Somit konnten die Gärtner nun mit ihrer Arbeit anfangen. Über die verschiedenen Kriterien wurden recht schnell viele Dateien lokalisiert, die sehr alt, kaum oder gar nicht angepasst und/oder nicht beachtet worden waren. Diese wurden aus der Anwendung gezogen. Eine Messung ergab, dass damit 30 % der Dateien (Datenmüll) entsorgt werden konnten. Ein weiterer Indikator ist das einfache alphabetische Sortieren über Dateinamen, was sehr schnell Doppelungen bzw. Ähnlichkeiten zeigt. Mitarbeiter, die die strukturelle Suche verwenden, werden es danken.

Im zweiten Workshop ein paar Wochen später wurde dann das technisch-organisatorische Werkzeug aufgebaut. Ab sofort wurde der Endanwender beim Hochladen gezwungen (Pflichtfelder!), zwei Felder auszuwählen: ein Auswahlfeld, das wir „Verfallszeitpunkt“ genannt haben, zwang den Anwender, einen Wert auszuwählen. Über einen entsprechenden Hinweistext kann der Anwender den Verfallszeitpunkt zuordnen (Beispiele: 5 Jahre wegen Revision, 2 Jahre produktspezifisch, 6 Monate, weil temporär). Das zweite Auswahlfeld ist eine interne Kategorisierung, über die die Gärtner den Level der Bedeutung der Datei herauslesen können (betriebsinterne Bedeutung).

Dann wurde noch ein Datumsfeld eingefügt mit der Bezeichnung „letzte fachliche Überprüfung“. Hier können Anwender eintragen, wenn eine letzte inhaltliche Überprüfung stattgefunden hat. Dieses Feld hat aber nur wirklich eine Bedeutung, wenn zusätzlich die Ansicht „Meine erstellten und bearbeiteten Dokumente“ für jeden Mitarbeiter zentral bereitgestellt wird. Diese Ansicht wird leider sehr oft vergessen.

Anwender geben gewöhnlich wenige Rückmeldungen. Doch da die beiden Gärtner ihre Aufgabe sehr ernst genommen haben, gab es bald einige sehr positive Rückmeldungen zu neuen Übersichtlichkeit im Daten-Dschungel.

Mein Beraterfazit: Nicht nur die technische Ausprägung ist wichtig. Vielmehr bringt die Verzahnung von technischen Möglichkeiten und organisatorischen Maßnahmen den Mehrwert. Dies ist ein Teil aus dem immer wichtiger werdenden Themenbereich „Change of mind“. Dieses Thema wird hier von mir demnächst beleuchtet.

Teil 9 der Serie „Weniger kann mehr sein!“ – Prozessunterstützung mit dem SharePoint Standard widmet sich dem Thema „Protokoll einfach gemacht“.

 

Quellte Titelbild: andresr / iStock



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