News - IT Störung richtig reporten

Was haben wir besprochen? – Das hatten wir doch schon mal? – Protokolle einfach gemacht

Teil 9 der Serie „Weniger kann mehr sein“ – Prozessunterstützung mit dem SharePoint Standard
von Jürgen Pakosch, Senior Consultant bei der Alegri International Service GmbH.

Etwas zaghaft klopft es an der Tür in meinem kleinen Büro beim Kunden. Herein kommt eine Assistentin aus einer Abteilung für Planungen. Wir kennen uns vom Sehen. „Können Sie mir helfen bei der Suche auf unserer SharePoint-Ablage?“. So begann ein Gespräch, das binnen einer Stunde die Arbeit dieser Frau veränderte. Hört sich theatralisch an, aber in der Nachbetrachtung versichert sie mir das immer wieder. (Das freut den SharePoint-Berater!)

Worum geht es: Sie ist als Assistentin u.a. für die wöchentliche Zusammenkunft der Abteilung zuständig. Ein Jour Fix, in dem sich alle zwölf Mitarbeiter des Teams zu Aktivitäten, offenen Fragen und allem, „was so ansteht“, austauschen. Die Assistentin schreibt mit und erstellt daraus ein in Word geschriebenes Protokoll. Dabei muss sie immer wieder auf bereits bestehende Protokolle verweisen, wie z.B. „siehe Protokoll vom 12.11.17 Punkt 16 und vom 19.11.17 Punkt 14“ usw., sobald sich am Thema etwas geändert hat. Und hier genau ist der Punkt, an dem ich helfen soll. Manchmal – und insbesondere, wenn ein Thema neu ist -, ist das sogenannte „wording“ im Protokolltext noch nicht so ausgeprägt, dass der spätere Suchbegriff passt. Dann geht die Sucherei wirklich los. Ein gutes Gedächtnis hilft, aber nicht immer. Die Protokolle werden seit zwei Jahren in einer SharePoint-Bibliothek abgelegt und der Link auf das jeweilige Protokoll versendet. Mit Ablage und Verschlagwortung ist die Abteilung bis jetzt zufrieden. Aber das Auffinden einzelner Punkte nach Monaten ist schwierig und zeitaufwendig. Und wenn die Assistentin Urlaub hat, klappt es fast gar nicht mehr.

Wir schauten uns ein Protokoll als Beispiel an. Im Kopfbereich lassen sich die üblichen Dinge wie Teilnehmer, Ort und Zeit finden. Und dann der eigentliche Inhalt. Eine einfache Tabelle: links eine laufende Nummer der Position; dann ein Text mit Inhalt; rechts der Verantwortliche und ein Datum für den nächsten Informationsschritt.

Das Team hatte bereits überlegt, was geändert werden könnte, um es für alle Beteiligten irgendwie schneller und einfacher zu machen. Eine Erweiterung der Verschlagwortung war aufgrund der Vielfalt schnell an Grenzen des Machbaren gestoßen.

Meine Gedanken waren bereits bei der Prozess Usability. Die Suche allein ist nicht die Lösung. Das Problem beginnt bereits in der Art der Protokollierung. Und so kam es, dass ich der Assistentin einen Vorschlag machte, dessen Auswirkung die Art ihrer Arbeit veränderte.

Anmerkung des SharePoint-Beraters: Immer die gesamte Prozesskette von Anfang bis Ende betrachten. Lösungsidee vor dem eigentlichen Problempunkt finden. Meistens ist dort die Lösung.

Alegri Protokolle einfach gemacht EingabemaskeSo skizzierte ich schnell mit einer einfachen Liste, die den Inhalt der Word-Tabelle ersetzte. Damit wurde aus jedem Besprechungspunkt ein Eintrag, der fortlaufend ergänzt wird. Die gesamte Historie auf einen Blick. Ergänzt wird der Text durch weitere Felder wie Verantwortlicher, Wiedervorlagedatum, Status und (neu!, aber wichtig) einer Titelspalte.

Wie sieht jetzt der Use Case aus: Noch während der Besprechung wird von der Assistentin direkt in die Liste geschrieben. Auf einem Beamer verfolgen alle Teilnehmer die Eintragungen. Unklarheiten werden gleich besprochen und entsprechend dokumentiert. Eine Freigabe des Protokolls entfällt damit automatisch. Das Versenden des Links ist nun ebenfalls unnötig. Jeder neue Text wird als neue Erkenntnis (Zustand, Beschreibung) hinzugefügt. So entsteht eine Historie auf einen Blick. Kein zeitaufwendiges Suchen und Öffnen von Word-Dokumenten. Der Titel als Kurzbezeichnung hilft zur Lokalisation. Das Wiedervorlagefeld dient später dazu, die anstehenden Punkte je Besprechung – wie eine Agenda – zu sehen. Der Verantwortlich wird eingetragen. Der Status steuert die spätere Sichtbarkeit bzw., wo der Protokollpunkt angezeigt wird. Und der Arbeitsschritt verdeutlicht, was genau im zu bearbeitenden Punkt gemacht wird.
Und da sind wir dann mal wieder beim Thema Ansichten. Wer meinen Blog verfolgt, wird bemerken, dass Ansichten das starke Element von SharePoint sind.
Nachdem ich der Abteilung mein Proof on Concept auf einer Testumgebung gezeigt habe, ging es sehr schnell in die Umsetzung. Auf der Teamseite wurde eine Protokollseite angelegt, die nur die Liste der Protokollpunkte anzeigt, aber in verschiedenen und teilweise personalisierten Ansichten. Zusätzlich wurde noch ein Kalender eingebaut, der den nächsten Besprechungstermin mit Ort und Zeit anzeigt. Ein kleiner Zusatzwunsch der Abteilung.
Sonst besteht die Seite aus vier Ansichten auf ein und dieselbe Liste. Ansicht „Themen, die zu besprechen sind“, sortiert nach Wiedervorlagedatum und natürlich im Status „nicht fertig“. Von hier aus wird während der Besprechung der Punkt aufgerufen und gleich während der Sitzung bearbeitet und gespeichert.

Alegri Protokolle einfach gemacht ÜbersichtIn der Ansicht „Eskalation“ werden alle Punkte in diesem Status angezeigt. Hintergrund ist, dass zuvor bei Punkten in Eskalation aufwendig ein Extra-Protokoll für die Führungskraft erstellt und versendet wurde. Das entfällt nun komplett. Ein zusätzlicher Clou: Durch eine auf diese Ansicht gesteuerte Benachrichtigung erhalten die Führungskraft und sein Vertreter umgehend eine Mail mit dem Link auf das Element.
Die Ansicht „Meine Besprechungsaufgaben“ zeigt je nach angemeldetem Anwender nur die Elemente an, in denen er selbst in Verantwortung steht. Dies könnte auch über die MySite gelöst werden, aber es ist so sinnvoll, um im Gesamtkontext den Sachverhalt nachzuvollziehen zu können (Beziehung der Aufgaben untereinander).
Am Schluss das Archiv zum Nachschlagen: Über die Spaltenfilterung nach A-Z kann gesucht werden. Alternativ kann mit wenig Aufwand eine A-Z vorsortierte Gruppierung bereitgestellt werden.

Fazit von den Anwendern: Mit einem Blick den gesamten Protokollfortschritt erkennen inkl. Zeitstempel. Immer auf dem Laufenden, was die eigenen Verantwortungen (Aufgaben) angeht. Nichts geht verloren. Wegfall des gesamten Mailverkehrs, was als sehr entlastend empfunden wurde. Schneller Zugriff auf alte Protokollierungen (Archiv). Wenn die Assistentin abwesend ist, kann jeder die Protokollierung übernehmen und alles bleibt hochaktuell.

Teil 10 der Serie „Weniger kann mehr sein!“ – Prozessunterstützung mit dem SharePoint Standard widmet sich dem Thema „Facility Management leicht gemacht“.

 

Quelle Titelbild: andresr / iStock



X